每次跟師父開會,都會有一種很迅速就結束會議的錯覺,我心裡常會這樣想:『怎麼這麼快就會有結論了?』。

本篇偷偷列了一下最近觀察到的秘訣(無論是面對面的會議或是電話會議,都適用):

一、事先必定擬定議題

重點不是擬定議題,而是師父都會針對這些主題事先了解:哪些需要討論?哪些是心中已經擬定好解決方案,只是利用會議碰面的時間,快速溝通議題?

所以往往確定議題後,師父會逐項的思考細節,可能會跟 RD 討論、可能會問 Art 的意見,或是客戶會不會有問題?我有沒有其他的解決方案?

總之,師父是腦袋裝好東西去開會,不是頭腦放空、雙眼無神的參加會議,對議題的掌握度當然會很好。

二、跟著議程走,不要離題

議題既然已經擬定好了,就是針對這些主題需要有決議。但在會議中常常會忽然冒出一個問題,而且常常為了這個問題浪費好幾十分鐘討論,不僅會離題,而且本來需要討論的議題往往沒討論到,或是花費了太多時間在其他議題,本該討論的事情,都沒有討論,或是草草結束。

不重要的小事不要在會議裡面討論,會議開很久的原因,往往是花了很多時間在討論不重要的小事,當會議走向變成了討論雞毛蒜皮的小地方時,師父常常都會用一句話來阻止這件事情的發生:『這些細節我們在會議結束後討論好嗎?我們今天先決定大方向跟取得大家的共識』。

三、不要在會議時才思考如何解決

師父常說:

『會議是拿來凝聚共識,或是快速溝通議題,不是把寶貴的會議時間,當成腦力激盪大會』。

前面第一點有提到『對於議題要事先掌握』,所以會議時我們可以直接說結論,或是用引導的方式,帶出結論。

絕對不可以事前什麼都不準備,會議的開頭就問:『針對這個議題,各位有什麼想法嗎』?然後一群人開始七嘴八舌的討論議題。萬萬不可。

會議上往往會冒出其他的議題,前面有提到『不要討論不重要的小事』,但如果這個冒出來的議題很重要呢?

如果花了五分鐘,還沒有結果時,師父會說:

『這個我們會回去思考,等有比較明確的解決方案時,會利用 E-Mail 說明或是再約個會議跟各位報告』。

但是這一句話必須建立在客戶已經跟你建立起不錯關係後,他也知道你的能力時,才能說這句話。

在新客戶面前,我們要展現自己的專業,展現對於這個產業的獨特見解,若事事都說回去思考,反而會讓人覺得你的思考還不夠全方位。客戶會買單,往往是因為他覺得你夠專業,他問的問題你馬上都能夠達的出來;若事事都要回去跟工程師討論,那你怎麼不帶工程師來?這樣一來一回,豈不是浪費時間嗎?

四、避免非必要的實體會議

雖然面對面的討論,可以快速解決與回應問題,但是很多情況是可以不需要面對面開會,有時候只是例行性的報告,或是簡單的議題,往往可以利用 E-Mail / 電話來討論,不僅可以省去舟車勞頓的麻煩,而且也比較彈性。

客戶很容易因為一兩個議題,就想要約會議。若不經思考,我們就答應參加,其實是浪費時間。

若可以用 E-Mail / 電話來討論的議題,師父絕對會利用這些工具。
師父常客戶這樣說:『這個議題我覺得我們用電話溝通就好了』。前提條件是因為你夠專業,因為你的解釋往往是很清楚的,客戶相信你,所以這樣推掉不必要的會議,客戶也不會有其他意見。若是你連見面開會時,對於議題的掌握程度都二二六六了,客戶還可能讓你這樣作嗎?

五、慎選與會成員

開會並不是參與人數越多越好,跟主題沒有關係的人員,最好不要出席;跟主題有關係的人員,也邀請主要的核心人員就好。為什麼呢?因為人多意見多,一人一句話,可能就花費了不少時間,特別是那些沒有關係的人員,常常搞不清楚狀況,又愛發言,往往拖棚,浪費時間(您發言是在刷存在感嗎?)。